Sveriges ambassad i Bern söker en administrativ assistent

Om arbetsplatsen Sveriges ambassad i Bern har som huvuduppdrag att främja Sveriges och svenska intressen i Schweiz och Liechtenstein samt att erbjuda konsulär service till svenskar utomlands. Ambassaden är centralt belägen i Bern.

Arbetsbeskrivning Som administrativ assistent kommer du att arbeta inom flera olika områden, inklusive konsulära ärenden, stöd till svenska myndigheter i kontakter med lokala myndigheter samt hantering av delgivningar med mera. Passhantering ingår också, efter bemyndigande från utrikesdepartementet. Tjänsten innebär även att fungera som backup för receptionen med uppgifter som passutlämning, telefonsamtal och bemötande av besökare samt allmänheten via telefon och e-post.

Ambassadens team består av tre utsända tjänstemän och fem lokalanställda som tillsammans driver en omfattande verksamhet. För att trivas i denna roll krävs hög flexibilitet i arbetsuppgifterna, stresstålighet samt förmågan att arbeta i högt tempo och snabbt anpassa sig till nya omständigheter.

Kvalifikationer

• Svenskt medborgarskap.
• Förmåga att självständigt läsa, tolka och tillämpa omfattande regelverk i specifika fall.
• Högskoleutbildning, gärna inom juridik eller motsvarande.
• Snabb anpassning till nya arbetsuppgifter och god samarbetsförmåga.
• Positiv och serviceinriktad attityd med initiativförmåga.
• Mycket goda muntliga och skriftliga kommunikationsfärdigheter.
• Mycket goda datorkunskaper inom Office-paketet.
• Mycket goda kunskaper i tyska, engelska och svenska.
• Erfarenhet av ärendehandläggning på myndighet eller motsvarande är meriterande.
• Kunskaper i franska är meriterande.

Med hänsyn till att majoriteten av våra anställda på ambassaden är kvinnor, uppmuntrar vi särskilt manliga kandidater att söka. Beslut om anställning kommer dock att baseras på kvalifikationer och lämplighet för tjänsten.

Ansökan Sista ansökningsdag är 26 januari. Skicka din ansökan med CV per e-post till: ambassaden.bern@gov.se

Övrig information För frågor eller mer information om tjänsten, kontakta ambassadråd Antonella Acciai på telefonnummer 031-328 70 00.

Administrative Assistenz (90%) bei der schwedischen Botschaft in Bern

Eintritt: per sofort, Anstellung befristet bis 31. Dezember 2025

Schwedische Botschaft als Arbeitgeber Die Hauptaufgabe der schwedischen Botschaft in Bern ist es, Schwedens Interessen in der Schweiz und Liechtenstein zu fördern und konsularische Dienste im Ausland lebender Schweden anzubieten. Die Botschaft befindet sich im Herzen von Bern.

Jobbeschreibung Als administrative Assistenz werden Sie in verschiedenen Bereichen tätig sein, einschließlich konsularischen Angelegenheiten, Unterstützung schwedischer Behörden bei Kontakten mit lokalen Behörden sowie allgemeine Sekretariatsarbeiten. Die Passverwaltung gehört ebenfalls zu Ihren Aufgaben, nach Ermächtigung durch das Außenministerium. Die Position umfasst auch die Funktion als Backup für den Empfang mit Aufgaben wie Passausgabe, Telefondienst und Empfang von Besuchern.

Das Team der Botschaft besteht aus drei entsandten Diplomaten und fünf lokal beschäftigten Mitarbeitern, die gemeinsam eine umfangreiche Tätigkeit ausführen. Um in dieser Rolle erfolgreich zu sein, sind hohe Flexibilität in den Arbeitsaufgaben, Belastbarkeit sowie die Fähigkeit, in hohem Tempo zu arbeiten und sich schnell an neue Gegebenheiten anzupassen, erforderlich.

Anforderungen

• Schwedische Staatsbürgerschaft.
• Fähigkeit, umfangreiche Regelwerke eigenständig zu lesen, zu interpretieren und anzuwenden.
• Hochschulabschluss, vorzugsweise in Rechtswissenschaften oder Gleichwertigem
• Schnelle Anpassung an neue Aufgaben und gute Teamfähigkeit.
• Positive und serviceorientierte Einstellung mit Eigeninitiative.
• Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Sehr gute Computerkenntnisse im Office-Paket.
• Sehr gute Kenntnisse in Deutsch, Englisch und Schwedisch. Kenntnisse in Französisch sind von Vorteil.
• Erfahrung in der Fallbearbeitung bei einer Behörde oder gleichwertig.

Da die Mehrheit der Mitarbeiter an der Botschaft Frauen sind, begrüßen wir besonders Bewerbungen von männlichen Kandidaten, jedoch wird die Anstellung auf Grundlage der Qualifikationen und Eignung für die Position erfolgen.

Bewerbung Bewerbungsschluss ist der 26. Januar. Bitte senden Sie Ihre Bewerbung mit Lebenslauf per E-Mail an: ambassaden.bern@gov.se

Weitere Informationen Für Fragen oder weitere Informationen zur Stelle kontaktieren Sie bitte Botschaftsrätin Antonella Acciai unter der Telefonnummer 031-328 70 00.