En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan knytas till en fysisk person som är i livet. Om det av en registrerad uppgift på något sätt framgår eller annars går att ta reda på vem uppgiften rör så är det alltså en personuppgift. Exempel på personuppgifter kan vara namn, adress, personnummer, fotografier och videoklipp.
Det finns flera lagar och förordningar med regler om hur behandling av personuppgifter får utföras. Gemensamt för reglerna är att de syftar till att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks när personuppgifter behandlas. Med behandling av personuppgifter menas i princip allt som går att göra med uppgifterna. Det kan till exempel vara att samla in, registrera, lagra, samköra eller skriva ut uppgifterna. Den som behandlar personuppgifter är antingen personuppgiftsansvarig eller personuppgiftsbiträde.
Våra behandlingar av personuppgifter
Utlandsmyndigheterna har rätt att behandla de personuppgifter som är nödvändiga för att utföra de myndighetsuppdrag som riksdag och regering har gett dem. Utlandsmyndigheterna behandlar också personuppgifter när någon exempelvis:
Personuppgiftsansvaret
Varje utlandsmyndighet är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker i myndighetens verksamhet, i den mån annat inte är föreskrivet. Som personuppgiftsansvarig ska myndigheten se till att all personuppgiftsbehandling sker i enlighet med gällande lagstiftning.
De lagliga grunderna för behandling av personuppgifter
För att behandla personuppgifter måste det finnas stöd i gällande data-skyddsreglering, en så kallad rättslig grund. För att utlandsmyndigheternas behandling ska vara laglig krävs att den är nödvändig för att fullgöra ett avtal eller rättsliga förpliktelser, för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning. Personuppgifter kan i vissa fall också behandlas om den berörda personen har samtyckt till det eller om be-handlingen är nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för den registrerade eller för en annan fysisk person.
Registerförteckning
Alla kategorier av behandlingar som utförs i verksamheten ska finnas i en gemensam registerförteckning på utlandsmyndigheten. Det gör att myndigheten på ett systematiskt sätt kan kontrollera att behandlingar har en rättslig grund. Den enskilda utlandsmyndigheten ansvarar för att förteckningen är uppdaterad. För tillgång till registerförteckningen, kontakta antingen myndigheten i fråga eller dataskyddsombudet för utlands-myndigheterna. Kontaktinformation finns längst ner på sista sidan i detta dokument.
Allmänt
Utlandsmyndigheterna samlar endast in personuppgifter som är nödvändiga för ändamålen med behandlingen. Uppgifterna kommer inte senare att behandlas på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål.
Personuppgifter om anställda och uppdragstagare
Som arbetsgivare får utlandsmyndigheterna behandla personuppgifter om anställda och uppdragstagare när det är nödvändigt för att fullgöra anställnings- eller uppdragsavtalet.
Personuppgifter om lokalt arbetssökande och praktikanter
Personuppgifter om lokalt arbetssökande och praktikanter kommer bara att användas av utlandsmyndigheten för rekryteringsändamål och statistisk uppföljning. Uppgifterna är endast åtkomliga för personer som arbetar med rekrytering.
Personuppgifter vid beställning av informationsmaterial, nyhetsbrev, prenumerationer, anmälningar till event och konferenser
Personuppgifter (namn, adress och e-post) som lämnas i samband med en prenumeration eller beställning av informationsmaterial sparas bara så länge som prenumerationen löper, eller så länge det krävs för att kunna göra utskicket eller beställningen. Prenumeranten kan närsomhelst avsluta prenumerationen. Utlandsmyndigheten raderar då personuppgifterna.
Personuppgifter (titel, namn, adress, telefonnummer och e-post) som lämnas i samband med anmälningar till konferenser och andra evenemang sparas bara så länge som det krävs för administrationen av konferensen eller evenemanget.
Lagringstider
Personuppgifter rensas, gallras eller avidentifieras löpande. De personuppgifter utlandsmyndigheterna samlar in behandlas för skilda ändamål. Uppgifterna sparas därför under olika lång tid beroende på vad de ska användas till och vilka skyldigheter som gäller enligt lag.
Offentlighetsprincipen
Utlandsmyndigheterna är statliga myndigheter. Meddelanden som skickas till utlandsmyndigheterna blir allmänna handlingar och kan komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen. Allmänna handlingar som innehåller personuppgifter kan bland annat komma att lämnas ut till journalister och enskilda som begär att få ta del av dem. I vissa fall omfattas uppgifter av sekretess och lämnas därför inte ut.
Utlandsmyndigheterna kan även komma att lämna ut personuppgifter till andra myndigheter. Så kan exempelvis ske om den andra myndigheten behöver ta del av uppgifterna i samband med myndighetsutövning eller andra myndighetsuppdrag.
Personuppgiftsbiträden
Personuppgifter kan också lämnas ut till avtalspartners eller it-leverantörer. I utlandsmyndigheternas verksamhet används ett antal olika it-tjänster och it-system. Vissa system är installerade lokalt på utlandsmyndigheten och det är då bara myndighetens personal som har tillgång till personuppgifterna. I dessa fall sker ingen överföring till tredje part.
Andra system är installerade hos leverantören eller är molnlösningar och då överförs personuppgifter till leverantören. I dessa fall är leverantören personuppgiftsbiträde och hanterar personuppgifterna på den personuppgiftsansvariga utlandsmyndighetens uppdrag och enligt myndighetens instruktioner.
Säkerhetsåtgärder
Det vidtas tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att säkerställa att all information som utlandsmyndigheterna behandlar skyddas från obehörig åtkomst, förändring och förstörelse.
All utveckling av system, tjänster och verksamhet sker med respekt för den personliga integriteten och med beaktande av dataskyddslagstiftningen.
Dina rättigheter
Utlandsmyndigheterna ansvarar för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning.
En utlandsmyndighet kommer på din begäran eller på eget initiativ rätta eller komplettera personuppgifter som upptäcks vara felaktiga, ofullständiga eller missvisande.
I vissa fall har du rätt till radering av dina personuppgifter. Det innebär att du har rätt att begära att dina personuppgifter tas bort om de inte längre behövs för de ändamål de samlats in för. Det kan dock finnas lagkrav som gör att en utlandsmyndighet inte omedelbart får radera dina personuppgifter. Utlandsmyndigheten kommer då att avsluta den behandling som görs för andra ändamål än att följa lagstiftningen.
Du har alltid rätt att framföra eventuella klagomål angående en utlands-myndighets behandling av dina personuppgifter. Du kan antingen vända dig direkt till utlandsmyndigheten eller kontakta dataskyddsombudet. Du kan också klaga hos Datainspektionen.
Begäran om registerutdrag och rättelse
Du har rätt att efter ansökan kostnadsfritt få information om vilka person-uppgifter som en utlandsmyndighet registrerar och behandlar om dig. Kontakta myndigheten skriftligen samt ange ditt namn, personnummer, postadress, telefonnummer och e-postadress (som använts i kommunikation med utlandsmyndigheten i fråga). Utdraget sänds normalt till den postadress som du har uppgett, eller i annat fall till din folkbokföringsadress i Sverige, om du har en sådan.
Kontaktuppgifter till utlandsmyndigheterna finns på www.swedenabroad.se
Dataskyddsombudet för utlandsmyndigheterna kan kontaktas via e-post:E-post till dataskyddsombudet
